【電話をかける時、受ける時のマナー(会社編)】

【電話をかける時、受ける時のマナー(会社編)】 イメージ

電話はお互いの顔が見えないだけに、特にマナーが重要となります。
電話1本の印象で受注や失注に繋がることさえあるので、最低限のマナーは厳守しなければなりません。

 


 

【かける時のマナー】

 

 1.要件をまとめておく

ビジネスマナーには「要件は手短に伝える」という鉄則がありますが、当然電話をかける場合にも当てはまります。
相手も忙しい中で電話に出てもらっているのですから、電話が繋がってから「え~と、え~と・・・」なんて話していては大変迷惑です。
特に建設業では関係会社が多いうえに外出していることも多いので、社内にいる時は電話が引っ切りなしなんてことも珍しくありません。
手短に要件を伝えられるよう、あらかじめ内容を整理しておくことが必要です。

 

 2.時間帯をよく考えてかける

どの会社も始業してしばらくはバタバタと忙しい時間帯となります。
また夕刻の時間帯もその日の報告や翌日の準備等で忙しくなりやすい時間帯です。
内容に応じて、今すぐかけなければならないのか午後イチ等の余裕のある時間帯まで待ってもいいものなのか、優先順位を考えてかけることが大切です。

 


 

【受ける時のマナー】

 

 1.とにかく気持ち良く出る

電話は相手の顔が見えないだけに、その応対次第で会社の印象に大きな影響を及ぼします。
事務の人に限らず誰が受けてもキチンとした応対が出来る会社は、やはり評判も業績も優れているケースが多いように感じますし、反対に不快な応対をする会社には期待感が失せてしまいます。
どの部門であろうとも電話に出る時は、会社の顔として話しているということを意識しなければなりません。

 

 2.コールは3回まで、ハキハキと話す

電話のコールが長過ぎず短過ぎずのタイミングで取る、会社名と自分の名前をハッキリと名乗る。
まずはこれだけは厳守しましょう。
他にも言葉遣いや担当者不在時の対応等注意すべきことはありますが、最低限上記の2点ができれば相手は気持ち良く話すことができます。
何事においても第一印象が重要、それは電話応対にも言えることなのです。